学校“双代会”每5年一届。2001年12月召开了第一届第一次“双代会”，闭会期间基本上是每年召开一次全体代表会议。教职工代表大会作为学校管理的一种制度，与学校行政管理相辅相成，互相促进。学校教代会在校党委的领导下开展工作。教代会作为教职工参与学校民主管理的基本形式，是学校管理体制重要组成部分。而工会是工人阶级群众性的组织，是党联系群众的桥梁和纽带。工会是教代会的组织者、参加者，又是教代会的工作机构，教代会的工作是工会工作的重要内容。开好教代会与工代会对推进学校的民主管理和建设，促进学校的改革与发展，有着深远的意义和积极的作用。

　　本届“双代会”的最大特点是校党委非常重视，专题研究“双代会”的筹备工作。党委书记、校长徐真华任“双代会”筹备工作领导小组组长，副书记许国彬和副校长陈建平、顾也力担任副组长。相对第一届第一次大会，本次会议筹备时间比较短，但党委加大了重视与支持的力度，从 3月初开始，筹备工作一直紧张有序地进行着。

　　董小平强调，选好代表是开好大会的重要环节，代表的素质直接关系到大会的质量和效果。各部门工会根据《广东外语外贸大学第二届教职工代表大会和工会会员代表大会选举办法》要求，在党总支和直属党支部领导下，组织教职工无记名投票，从在编在岗的教职工中民主选举产生全校代表178人。“双代会”代表拥有审议建议权，审议通过权，审议决定权和对领导干部的评议监督权。第二届第一次会议的主要议程是：听取、讨论校长工作报告；审议通过教代会、工会工作报告；选举产生新一届工会委员和教代会常委各19名。

　　董小平介绍到，3月底，各部门工会换届选举出新一届部门工会委员会。目前，全校34个部门工会已经完成“双代会”第一阶段选举代表的工作，进入代表资格审查阶段，并组成几个代表团。“双代会”筹备工作组向代表们征集提案，提案内容主要针对学校教学、科研、师资队伍建设、机关和后勤管理，以及教职工切身利益等问题。４月初，校工会对新当选的部门工会干部进行培训，具体指导提案的征集工作。提案包括案名、理由、建议或措施等三个部分。提案组组长董黎明设邮箱专门接受有关提案的征询，及时解答疑问。提案经大会提案组审议通过后可立案，新当选的教代会常委会将逐项督促落实；对不符合立案条件的提案，按一般意见处理。

　　许国彬表示，第一届“双代会”召开以来，学校大大加强了民主管理制度的建设，如颁布实施《广东外语外贸大学章程》和《广东外语外贸大学教职工申诉条例》；加强思想政治教育，维护了教职工的利益，调动了教职工的积极性，有效地促进南北两校区的磨合发展。鉴于时间紧迫，筹备工作更应做到组织严密，任务环环紧扣。建议相关人员积极学习有关文件、法律法规，向兄弟院校吸取经验，万众一心，认真探索出构建和谐校园的长效机制。